Personvernerklæring for Stiftelsen Dissimilis

Fra 2018 må alle norske virksomheter forholde seg til de nye personvernreglene i EUs forordning om personvern (GDPR). Den bestemmer hvordan bedrifter og organisasjoner kan lagre og bruke informasjon som inneholder personopplysninger.

Med andre ord blir det enda viktigere for Stiftelsen Dissimilis å sikre at personopplysninger behandles på en trygg og transparent måte. Dette betyr for eksempel at du har rett til å vite hvilke opplysninger som lagres om deg, og hvordan disse brukes. Du har også rett til å korrigere uriktige personopplysninger.

STIFTELSEN DISSIMILIS - PERSONVERNERKLÆRING

Beskyttelse av dine personvernopplysninger:
Det er viktig at Dissimilis Nasjonale Kompetansesenter behandler dine personopplysninger på en trygg måte.

Dissimilis er ansvarlig:
Dissimilis Nasjonale Kompetansesenter, org.nr. 974 253 445, er ansvarlig for at alle dine personopplysninger blir håndtert på en lovlig måte.

Personvernerklæring:

1. Slik håndterer vi dine opplysninger:

Vi beskytter elevers og ansattes personopplysninger i et regnskapssystem kalt Tripletex. Bilder som blir tatt lagres på vår felles server som ansatte i administrasjonen kun har tilgang til på arbeidsplassen.

2. Slik får vi tilgang til dine opplysninger:

Når du blir elev ved Dissimilis Nasjonale kompetansenseter fyller du ut et elevskjema. Her blir navn, kontaktpersoner og fakturamottaker registrert med; adresse, e-post og telefonnummer, samt allergier/sykdommer som er relevant for Dissimilis å vite om (Det er frivillig om man vil registrere dette). Her må pårørende også gi godkjennelse til bruk av bilder eller ikke. Det blir også registrert om du er med i gruppe eller har enkelttimer hos oss, eller begge deler.

Personopplysninger som behandles skal være korrekte og vi sletter eller retter personopplysninger som er uriktige. Det er viktig at brukere kontrollerer sine personopplysninger og fyller ut nytt skjema. Det vil bli delt ut nytt kontaktskjema til alle ved oppstart i september hvert år.

3. Opplysninger som vi håndterer:

Elevenes navn, adresse, mail, telefonnummer og kontaktpersoner til eleven blir til registret. Ansattes registres med navn, adresse, mail, telefonnummer, personnummer og bankkontonummer. Dette må vi ha for å utbetale lønn.

Bilder lagres på vår felles server, og brukes på nettside og sosiale medier dersom det er levert skriftlig godkjennelse for dette.

4. Slik bruker vi dine opplysninger:

Som ansatt bruker vi dine opplysninger til å utbetale lønn, samt din e-post adresse til å sende ut informasjon. Alle ansatte får tilgang til Tripletex og sine lønnslipper og arbeidsinformasjon der. Man kan få lønnslipp på mail, men da må det på forhånd gis skriftlig samtykke fra den det gjelder (ingen per dags dato). For ansatte som ikke vil gi samtykke som beskrevet ovenfor, er alternativene tilgang i Tripletex, som nevnt ovenfor, eller utskrift og fordeling på papir.

Som elev bruker vi dine opplysninger til å sende ut faktura to ganger i året, samt sende informasjon om ulike arrangementer. Bilder kan etter godkjennelse av fotografering brukes på hjemmeside og sosiale medier.

5. Hvem har tilgang til dine opplysninger:

Dine personopplysninger brukes kun av Dissimilis og de som jobber der. Det er kun tre ansatte som har administrativ tilgang til Tripletex systemet, samt regnskapsbyrået NCS. Elevskjemaene blir oppbevart i en perm innelåst i skap. Vi gir ikke ut personopplysninger til andre, med mindre vi må på grunn av lov eller beslutning av myndighet. Vi videresender, selger eller bytter aldri dine personopplysninger med tredjepart
til bruk i deres markedsføring.

6. Så lenge lagrer vi dine opplysninger:

Så lenge du er elev eller ansatt hos oss lagrer vi all aktuell informasjon, og i tillegg lagrer vi personopplysninger på alle i vårt regnskapssystem ihht til norsk lov. Ønsker man å ta en pause blir du satt som inaktiv i vårt system.

7. Dine rettigheter:

Du kan når som helst be om å få oversikt over hvilke personopplysninger vi har lagret. Dette må gjøres skriftlig til slik at vi får kontrollert at det er rette vedkommende som vet om opplysningene. Dersom opplysningene Dissimilis har registrert er feil, ufullstendig eller irrelevante kan du be om å få dem korrigert. Vi kan ikke slette informasjon dersom det foreligger krav f.eks i regnskapsloven.

8. Overføring til tredjepart:

Dissimilis overfører ingen personopplysninger til andre foretak eller land.

For deg som vil vite mer:

Du er velkommen til å kontakte Dissimilis på e-post dersom du har spørsmål om vår håndtering av personopplysninger. Se ellers nettsiden til Datatilsynet, www.datatilsynet.no, for generell informasjon om dine rettigheter.

Utskrift E-post